Personvern

Oppdatert april 2024

Formålet med behandlingen av opplysningene

Formålet med behandling av personopplysninger i HMSREG er:

• å oppfylle de rettigheter og plikter oppdragsgiver / byggherre har på bygge- eller anleggsplasser og sørge for daglige oversiktslister over mannskapet som regulert gjennom Byggherreforskriften §15. HMS-kortet benyttes for autentisering og registrering
• å bistå oppdragsgiver/byggherre med systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid som definert gjennom Forskrift om systematisk helse-, miljø-og sikkerhetsarbeid i virksomheter eller Forskrift om krav til jernbanevirksomhet på det nasjonale jernbanenettet (sikkerhetsforskriften) om trafikkstyring
• å forebygge sosial dumping og arbeidslivskriminalitet gjennom å systematisere kontroll og analyse av leverandører og deres mannskap på bygg og anlegg der oppdragsgiver er byggherre. Oppdragsgiver/byggherre har rettslige forpliktelser gjennom Anskaffelsesloven,Arbeidsmiljøloven, Allmenngjøringsloven, Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter og/eller forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett

Behandlingen av personopplysninger skjer i tråd med bestemmelsene i EU Forordning 2016/679(GDPR), Personopplysningsloven.

Dersom ditt mobilnummer er registrert i HMSREG vil du få tilgang til informasjon lagret om deg via mobilappen HMSREG. Mobilappen lastes ned gratis fra Google Play eller App Store.

For HMSREG AS (leverandør av HMSREG-systemet) og oppdragsgivere som benytter HMSREG er ditt personvern og din datasikkerhet det aller viktigste, og vi vil alltid behandle dine personopplysninger:

• med konfidensialitet
• på riktig måte, i henhold til egne erklæringer
• på lovlig vis, i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om personvern og informasjonssikkerhet
  

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er den aktøren (oppdragsgiver/byggherre) som administrerer løsningen for det enkelte prosjekt. Dersom du ikke har mulighet til å logge deg på løsningen kan du kontakte HMSREG Support på telefon +47 40 69 69 60 som bistår med videre kontaktinformasjon.

Personopplysninger behandles som følge av at mannskaplister etableres og passeringsdata sendes til HMSREG og ved all behandling av personopplysninger vil bestemmelsene i EU Forordning 2016/679 (GDPR), Personopplysningsloven, følges.

Opplysningskategorier som behandles

I HMSREG samles det inn personopplysninger gjennom to hovedprosesser:

1. Via opprettelse av brukerkontoer
2. Via registrering av HMS-kortet for arbeidstakere

Opplysningskategoriene er forklart nærmere under, og gjelder generell kontakt- og bruksinformasjon, samt statistikk om tjenesten.

Personopplysninger, kontakt- og bruksinformasjon

Følgende opplysninger samles inn i forbindelse med registrering av brukerkontoer:

• Navn
• Mobilnummer
• E-postadresse

Følgende opplysninger samles inn i forbindelse med registrering av HMS-kort ved inn- og ut registrering på arbeidsplass eller ved å benytte app fra tjenesten HMSREG:

• Navn
• Fødselsdato
• Arbeidsgiver
• Arbeidsgivers organisasjonsnummer
• HMS-kort nummer
• Lokasjon – stedet arbeidet utføres
• Passeringsdata / inn- og ut registrering

Ved oppdatering av mannskapslister pr oppdrag kan arbeidsgiver knytte følgende informasjon til den enkelte arbeidstaker: kategori (faglært, ufaglært, lærling, administrativ), mobilnummer, hovedspråk, faggruppe, år i faget, nasjonalitet, kompetanse og bostedsadresse. Opplysningene benyttes slik at oppdragsgiver og leverandør kan sikre etterlevelse av kravene til leveransene, eksempelvis gjennomførte HMS-kurs, at forutsetninger for kommunikasjon ikke utgjør en sikkerhetsrisiko, og at andelen faglærte og lærlinger følges opp.

På oppdragsgivers/byggherrens instruks kan HMSREG dele personinformasjon for å bistå oppdragsgiver i dennes plikt til å sikre helse, miljø og sikkerhet på byggeplass gjennom eksempelvis prosjektspesifikke kurs eller opplæringer.

Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår

Der oppdragsgiveren har en rettslig forpliktelse til å kontrollere lønns- og arbeidsvilkår kan HMSREG Seriøsitetskontroll benyttes til å gjennomføre stikkprøver.

Modulen for Seriøsitetskontroll har ekstra streng tilgangsstyring og er utviklet for å ivareta personvern. Tilganger som gir innsyn i kontroll og dokumentasjon for personell må gis eksplisitt pr kontroll. Systemforvaltere har ikke tilgang til kontrollene gjennom sin rolle. Opplastet dokumentasjon blir slettet 14 dager etter at kontrollen er lukket.

Ved bruk av modul for seriøsitetskontroller i HMSREG (kontroll av lønns- og arbeidsvilkår, begjæring om innsyn) vil følgende opplysningskategorier kunne bli samlet inn og behandlet:

• Navn
• Fødsels- og personnummer
• Adresse
• Telefonnummer og e-postadresse
• Lønn, lønnstillegg, turnustillegg, ulempetillegg, utgifter til reise, -arbeidstøy, kost og losji ell. ansatte hos entreprenører, underleverandører og innleide
• Opplysninger som fremkommer av fagbrev, avtale om gjennomsnittsberegning, arbeidsavtale, lønnsslipper med dokumentasjon og timelister

Bruk av fødselsdato fra oversiktslistene

HMSREG kan registrere og oppbevare brukerens fødselsdato i forbindelse med etablering av oversiktslister. Fødselsdato behandles utelukkende for identifisering. Brukerens fødselsdato vil ikke videreformidles, utleveres eller anvendes til andre formål enn de HMSREG er ment for. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å videreformidle fødselsdato til offentlige myndigheter ved behov.

Utlevering til tredjepart

Personopplysninger vil ikke bli utlevert til tredjepart.

Rett til innsyn, retting og sletting

Etter personopplysningsloven har den enkelte rett til innsyn i egne personopplysninger. Dersom opplysninger i HMSREG er feil, vil det være adgang til å varsle om dette for å få de rettet eller slettet. Det tas forbehold om at enkelte endringer kan kreve godkjenning før de aktiveres i HMSREG.

Opplysninger som er lagret om brukeren, vil være tilgjengelige for brukeren via mobilappen HMSREG. Mobilappen lastes ned gratis fra Google Play eller App Store.

Personopplysningene lagres gjennom prosjektets levetid, og anonymiseres etter avsluttet prosjekt. Aggregert statistikk tas vare på ut over dette.

Har du spørsmål om sletting av dine personopplysninger kan du ta kontakt med HMSREG sitt personvernombud som sammen med oppdragsgiver for dine konkrete prosjekter vil kunne bistå deg.

Informasjonssikkerhet

HMSREG benytter anerkjente standarder og beste praksis i arbeidet med sikkerhet. Oppdragsgiver / HMSREG AS gjennomfører jevnlig risikovurderinger og sikkerhetstester av løsningen, og rådfører seg også med Datatilsynet ved behov

HMSREG har implementert følgende sikkerhetstiltak i løsningen (ikke uttømmende):

• Autentisering ved hjelp av brukernavn og passord
• All informasjonsutveksling skjer med sterk kryptering (SSL)
• Alle handlinger som utføres av driftspersonell og systemforvaltere logges i egne hendelsesregistre.
• HMSREG sin server er plassert i et sikkert driftssenter, hos en leverandør som har lang erfaring med å håndtere virksomhetskritisk og sensitiv informasjon.
  

Personvern i mobil applikasjonen fra HMSREG

Appen HMSREG benyttes til registrering på lokasjoner uten faste registreringssystemer. Appen lagrer brukerens HMS-kortnummer og mobilnummer som brukeren er registrert med i HMSREG, inntil brukeren velger å logge ut.

Appen henter aktuelle oppdrag basert på brukerens kobling til oppdragsgiver/arbeidsgiver. Appen benytter GPS-funksjonen for å identifisere aktuelle oppdrag i nærheten, men sporer ikke telefonens bevegelser utover dette. Appen ber om tilgang til å bruke mobilens posisjon.

Appen sender informasjon til HMSREG der informasjonen lagres i inntil 6 måneder etter oppdragets avslutning. Passeringsdata anonymiseres og oppbevares til bruk i statistiske analyser.

Brukeren kan selv velge å deaktivere appen dersom han/hun ikke er på oppdrag for aktuell aktør/oppdragsgiver.

HMSREG samler ikke inn brukerdata fra andre apper hos iOS eller Android. Appen aksesserer således ingen data på brukerens enhet utover de data som ligger i appen og som hentes via HMSREG sin tjeneste.